Compliance

Compliance / Regelefterlevnad

I en värld där regler och standarder ständigt förändras, är efterlevnad av lagar och riktlinjer en avgörande del av vår verksamhet på Bjurkell Bil. Som en aktör inom fordonsbranschen är vi djupt engagerade i att upprätthålla högsta nivå av compliance i allt vi gör.

Vår prioritet är att säkerställa att varje aspekt av vår verksamhet, från försäljning och service till hantering av kunduppgifter och miljöansvar, utförs i enlighet med alla tillämpliga lagar, branschstandarder och etiska riktlinjer. Vi strävar efter att vara föregångare när det gäller att upprätthålla en sund företagskultur och att följa bästa praxis inom vår bransch.
Genom att kontinuerligt utbilda och informera våra medarbetare och samarbeta med myndigheter och andra intressenter strävar vi efter att säkerställa en sund och ansvarsfull verksamhet som bidrar till samhällets välbefinnande och förtroende. Hos Bjurkell Bil är efterlevnad inte bara en skyldighet – det är en grundläggande del av vår affärsfilosofi och vår strävan att vara en pålitlig och respekterad partner för våra kunder, leverantörer och samhället i stort.

Bjurkell Bils vision är att vara en attraktiv arbetsplats för våra medarbetare och ett tryggt och hållbart val för våra kunder. Bjurkell Bil vill skapa mervärden för kunder, medarbetare, leverantörer samt samarbetspartners och samtidigt bidra till en hållbar samhällsutveckling.

För att uppnå detta krävs en god ekonomisk lönsamhet, hänsynstagande till miljön och socialt engagemang. Bjurkell Bil verkar för etiska affärsrelationer med kunder, leverantörer och samarbetspartners. Bjurkell Bil verkar för goda arbetsförhållanden inom Bjurkell Bil och våra leverantörer.

Uppförandekoden utgör bindande föreskrifter i det dagliga arbetet. Den kompletteras med interna regler och riktlinjer, arbetsavtal och överenskommelser. Och vi följer självklart all nationell och internationell lagstiftning. Det betyder att vi inte deltar i aktiviteter som går ut på att bedra, svika, utpressa, stjäla, förskingra eller på andra sätt åsamka finansiella förluster för kunder eller tredje man. Om inte uppförandekoden följs kan följderna bli allvarliga, inte bara för företaget utan även för medarbetare, affärspartner och andra intressenter. Uppförandekoden är därför något som alla ska följa oavsett roll: medarbetare, chefer och styrelsemedlemmar. Vi tolererar inte brott mot uppförandekoden. Den som överträder uppförandekoden måste räkna med att det får konsekvenser i form av arbetsrättsliga åtgärder, skadestånd eller straffrättsliga sanktioner beroende på överträdelsens allvarsgrad. För att det inte ska ske har var och en av oss ansvar för att bekanta oss med innehållet i uppförandekoden, införa den i vårt eget uppförande och ta hjälp av den i beslutsfattandet. Vid tveksamheter ber vi om experthjälp

Denna uppförandekod ger vägledning med olika exempel i situationer där risker och konflikter finns, förklarar vilken betydelse de har för företaget.

Mänskliga rättigheter

Bjurkell Bil stödjer och respekterar skyddet av internationellt erkända mänskliga rättigheter och försäkrar sig om att Bjurkell Bil inte är delaktigt i brott mot mänskliga rättigheter.

Bjurkell är en sund arbetsplats där alla kan trivas, ha lika villkor och möjlighet till utveckling. Ingen ska utsättas för diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling.

Som medarbetare kan jag bidra till att de mänskliga rättigheterna följs och respekteras. Jag betraktar de mänskliga rättigheterna som en fundamental regel och är vaksamma på överträdelser mot dem i min omgivning. Om jag upptäcker överträdelser mot de mänskliga rättigheterna i min yrkesmiljö ser jag till att de förhindras och/eller stoppas. Om det behövs meddelar jag min närmaste chef eller complianceansvarige.

Likabehandlingspolicy

Inom Bjurkell Bil ska alla ha lika möjligheter till anställning, utbildning, befordran och utveckling i arbetet. Ingen ska diskrimineras på grund av kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller könsöverskridande identitet eller uttryck, funktionsnedsättning, politisk uppfattning eller nationalitet.

Bjurkell Bils målsättning är att:

  • Alla medarbetares resurser ska utvecklas och tas till vara och att ingen diskrimineras.
  • Eftersträva en utjämning av antalet kvinnor och män på olika befattningar inom företaget.
  • Kvinnor och män ska ha lika löne- och arbetsvillkor samt utvecklingsmöjligheter.
  • Kvinnor och män ska ha samma möjligheter att kombinera arbets- och familjeliv.
  • Vid rekrytering verka för mångfald, så att kompetenta medarbetare inte sållas bort på osakliga grunder.

För att motverka lönediskriminering ska en lönekartläggning ske minst så ofta som lagen föreskriver.

Bjurkell Bil accepterar inte någon form av trakasserier på grund av kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller könsöverskridande identitet eller uttryck, funktionsnedsättning, politisk uppfattning eller nationalitet, eller annan kränkande särbehandling.

Vad kan du göra?

Jag följer reglerna om lika chanser och lika behandling och förväntar mig detsamma från personerna i min omgivning. Om jag upptäcker brott mot principerna för lika chanser och lika behandling – exempelvis diskriminering, trakasserier eller mobbning – påtalar jag detta för de berörda personerna. Om jag inte direkt kan påverka det som sker meddelar jag min närmsta chef eller compliance ansvarig

Miljö

Bjurkell Bil arbetar aktivt för att minska verksamhetens miljö- och klimatpåverkan. Bjurkell Bil följer krav enligt nationell lagstiftning, förordningar och branschstandard. Det innefattar att vi har kunskap om och kontroll över vår miljöpåverkan samt att vi fortlöpande arbetar med förbättrande miljöåtgärder i verksamheten. Bjurkell Bil har en säker hantering av farliga substanser och avfall i sin verksamhet. För att nå detta gör vi följande:

  • Stödjer försiktighetsprincipen vad gäller miljörisker.
  • Tar initiativ till att främja större miljömässigt ansvarstagande.
  • Uppmuntrar utveckling och spridning av miljövänlig teknik.

Hos Bjurkell Bil är ett aktivt miljöarbete alla medarbetares ansvar.

Affärsetisk policy

Bjurkell Bil arbetar mot alla former av korruption, inklusive utpressning och bestickning. Bjurkell Bil ska tillsammans med sina kunder, leverantörer och samarbetspartners vara föregångare när det gäller att bekämpa korruption.

Bjurkell Bil’s affärsetiska policy ska följas i alla affärsrelationer.

Bjurkell Bils affärsetiska arbete ska ha sin grund i Näringslivskoden som ges ut av Institutet mot mutor (IMM) och Överenskommelse för att motverka mutor och korruption (ÖMK).

Bjurkell Bils affärsetiska policy utgår från vår uppförandekod samt gällande lagstiftning.

  • I brottsbalkens 10 kapitel finns straffbestämmelser gällande mutbrott.
  • Skattelagstiftningen definierar beloppsgränser vid representation, förmånsbeskattning och
    gåvor.
  • I konkurrenslagen definieras vad som är förbjudet konkurrensbegränsande samarbete mellan företag.

Gåvor

Gåvor ska, för att vara godkända, ges och fås öppet, vara måttfulla och inte vara beteendepåverkande.

Exempel på gåvor som inte är godkända:

  • Varor eller tjänster för privat ändamål
  • Presentkort
  • Nöjesresor, helt eller delvis privat
  • Lån av båt, bil, stuga eller liknande för privat bruk
  • Kontanter och penninglån

Annat allmänt oetiskt utifrån allmänna riktlinjer Exempel på gåvor som är acceptabla att ge och få:

  • Arbetslunch max 300 kr
  • Arbetsmiddag max 750 kr
  • Give aways och/eller reklamprodukter av mindre värde

Event – anordna eller delta på

Kundvård är nödvändigt och tillåtet och ska utföras med måttfullhet och öppenhet. Nedanstående checklista ska följas vid anordnande av eller deltagande i event.

  • Alla omständigheter kring eventet ska vara transparent och öppet
  • Event ska inte vara extravagant
  • Ska vara godkänt av respektive överordnad chef (kundens, leverantörens)
  • Leverantören/kunden betalar för sin medverkan
  • Är i linje med övriga policyer
  • Omfattar inte anhöriga
  • Är till nytta i arbetet
  • Är inte endast nöje

Privata affärer

Bjurkell Bil’s medarbetare får inte till kunderna som privatperson:

  • Erbjuda Bjurkell Bil’s rabatter, inköpsavtal o.dyl.
  • Sponsra verksamhet som har tydlig koppling till kundens privata sfär
  • För inköp som Bjurkell Bil’s medarbetare gör ska Bjurkell Bil’s inköpsriktlinjer följas

Som medarbetare mutar jag inte andra och låter mig inte mutas, vare sig direkt eller indirekt. Jag tar själv reda på vilka regler som gäller innan jag överlämnar eller lovar presenter, gåvor eller inbjudningar. Om jag får indikationer på korruption meddelar jag omedelbart närmaste chef eller compliance ansvarige.

Bilagor

Kommunikation och marknadsföring

För att behålla våra kunders, och andra intressenters förtroende strävar vi efter enhetlig och tydlig kommunikation. Innan planerade kommunikations- och marknadsföringsaktiviteter godkänns och genomförs stämmer vi av dem med relevant avdelning. Som medarbetare uttrycker jag inga åsikter offentligt för företagets räkning men hänvisar till kommunikationsansvarig på Bjurkell Bil vid eventuella frågor. Om jag yttrar mig i offentliga, yrkesrelaterade, kulturella sammanhang eller på internet gör jag tydligt att det rör sig om mina personliga åsikter. Jag tar reda på hur jag agerar i och förhåller mig till sociala nätverk i företagets riktlinjer för sociala nätverk.

Politik

Vårt arbete bedrivs centralt, öppet, transparent och ansvarsfullt. Det är självklart för oss att förhålla oss neutrala till politiska partier och intressegrupper. Vi tillåter oss inte att påverka politik och lagstiftning på otillbörligt sätt. Som medarbetare försöker jag inte att påverka politiska beslut för företagets räkning om jag inte har fått befogenhet att göra det. Om jag fått befogenhet till detta fullgör jag mina arbetsuppgifter enligt gällande interna regler

Intressekonflikter

Risken för intressekonflikt uppstår om en medarbetares personliga intressen kommer i konflikt med Bjurkell Bils intressen eller riskerar att göra det. Arbetsuppgifter utanför företaget utgör särskilt höga risker för sådana intressekonflikter. Om en medarbetare sätter sina personliga intressen före företagets intresse kan företaget skadas.

Vi respekterar våra kollegors privatliv och personliga intressen. Men vi sätter värde på att undvika konflikter och misstänkta konflikter mellan privata och affärsmässiga intressen. Vi fattar beslut enbart baserade på faktiska omständigheter och låter oss inte påverkas av personliga intressen och relationer.

Som medarbetare undviker jag att skapa misstankar om intressekonflikter och uttrycker öppet om det finns sådana konflikter, eller risker för sådana konflikter, till min närmsta chef.

Förbud mot penningtvätt och terrorfinansiering

Vi kontrollerar noga identiteten hos kunder, affärspartner och andra externa parter som vi vill göra affärer med. Det är vårt uttalade mål att bara upprätthålla affärsrelationer med seriösa partner i enlighet med gällande lagstiftning och med medel som kommer från laglig verksamhet. Inkommande betalningar allokerar vi snarast till motsvarande tjänst eller prestation och bokför korrekt. Vi ser till att betalningsströmmarna är transparenta och öppna. Vi går löpande utbildningar för detta.

Som medarbetare gör jag ingenting som kan bryta mot det egna landets eller andra länders lagar mot penningtvätt. Jag är uppmärksam och följer upp misstänkta beteenden hos kunder, affärspartner och andra utomstående. Om jag tror att det finns fog för misstankar vänder jag mig snarast till den som ansvarar för frågor om penningtvätt eller närmaste chef alternativt compliance ansvarige.

Inom mitt ansvarsområde följer jag alla tillämpliga regler om registrering och bokföring av transaktioner och avtal

Bokföring och redovisning

Vi följer strikt de lagstadgade villkoren för korrekt och fullständig bokföring och redovisning. Transparens och korrekthet är prioriterat.

Vi offentliggör våra rapporter i rätt tid och sammanställer dem i enlighet med nationella och internationella redovisningsregler.

Som medarbetare organiserar jag processerna så att alla finansiella verksamhetsuppgifter kan registreras korrekt och i tid i bokföringen. Har jag frågor om hur uppgifter ska registreras kontaktar jag min närmaste chef.

Ärlig och fri konkurrens

Vi gör affärer enbart baserade på prestation enligt marknadsekonomiska regler och fri konkurrens. Vi jämför oss gärna med våra konkurrenter och följer både rättsliga lagar och etiska grundprinciper. Vi ingår inga konkurrenshämmande överenskommelser med konkurrenter, leverantörer eller kunder. Vi följer alla specifika lagar i alla våra samarbeten.
Som medarbetare, vid all kontakt med konkurrenter arbetar jag för att inte lämna eller ta emot information som gör det möjligt för informationsgivaren att dra slutsatser om nuvarande eller framtida affärsmässigt agerande. Jag undviker att i samtal eller annan kommunikation med konkurrenter ta upp ämnen som kan påverka konkurrensen. Det gäller bland annat priser, prissättning, verksamhetsplaner, utvecklingsstadier eller leveranstider.

Inköp

Vi väljer noga våra leverantörer och samarbetspartners grundade på objektiva kriterier. Vid köp av produkter och tjänster sker dessa med gällande inköpsregler.
Som medarbetare prioriterar jag inte en viss leverantör av produkter eller tjänster ensidigt eller utan sakliga skäl, och jag undviker alla intressekonflikter. Jag köper aldrig produkter eller tjänster utan att först ha informerat mig om marknaden och alternativa leverantörer. Jag följer de tillämpliga inköpsreglerna och kopplar in ansvariga inköpare tidigt i processen.

Exportkontroll

Vi ser till att följa alla lagar och regler för import och export av varor, tjänster och information.

Vid beslut som rör import eller export av produkter eller tjänster kontrollerar jag som medarbetare på eget initiativ om beslutet innebär risk för att bryta mot exportregler. I tveksamma fall begär jag hjälp och råd från min chef eller den som hanterar lagar och regler för tull- och utlandshandel.

Arbetsmiljö

Bjurkell Bil arbetar aktivt för en bättre arbetsmiljö och förväntar sig att våra leverantörer och samarbetspartners gör detsamma. Bjurkell Bil arbetar aktivt med att eliminera risker i arbetslivet och främja en god arbetsmiljö och medarbetarnas hälsa. I detta arbete följer vi dess principer:

  • Upprätthåller föreningsfrihet och erkänna rätten till kollektiva förhandlingar.
  • Inga former av tvångsarbete och barnarbete får förekomma.
  • Arbetar för avskaffande av diskriminering vid anställning och yrkesutövning.
  • Arbetar aktivt för att förebygga och behandla medarbetares missbruk.
  • Alkohol- och drogtester kan genomföras av Bjurkell Bil och vid positiva alkohol- och drogtester följer vi färdig handlingsplan.

Arbetssäkerhet och hälsovård

Genom ständiga förbättringar av arbetsvillkoren och en mängd förebyggande och hälsofrämjande åtgärder bibehåller och främjar vi våra medarbetares hälsa, arbetsförmåga och arbetstillfredsställelse.

Som medarbetare följer föreskrifterna för arbets- och hälsoskydd. Jag riskerar aldrig mina kollegors eller affärspartners hälsa eller säkerhet. Så långt mina befogenheter räcker vidtar jag alla rimliga och lagstadgade åtgärder för att se till att min arbetsplats alltid är säker att arbeta på. Jag tar frivilligt hjälp av förebyggande och hälsofrämjande åtgärder för att aktivt bidra till att bibehålla och främja min egen hälsa

Datasäkerhet

Vi skyddar våra medarbetare, tidigare medarbetares, kunders, leverantörers och andra personers personuppgifter. Vi samlar in, registrerar, behandlar, använder och lagrar personuppgifter endast där det är lagligt tillåtet

Som medarbetare Jag tar hänsyn till att registrering, lagring, behandling och annan användning av personuppgifter ska godkännas av den vars personuppgifter det gäller och bara får ske enligt villkor i avtal eller tillhörande lagstiftning. Alla delar av informationsbehandlingen ska säkras så att uppgifternas sekretess, tillgänglighet, påvisbarhet och hållbarhet garanteras, och att den skyddas från obehörig intern och extern användning. I tveksamma fall kontaktar jag min närmsta chef eller den avdelning som ansvarar för dataskydd

Hantering av företagets egendom

Vi är rädda om företagets egendom och använder det inte för ändamål utanför verksamheten.

Som medarbetare följer jag reglerna för verksamheten och hanterar företagets egendom varsamt och med omtanke.

Visselblåsningssystem

Vår första kontaktpunkt för frågor eller tveksamheter som rör uppförandekoden är vår närmaste chef. Vi kan vända oss till medarbetarrepresentanterna eller företagets Compliance-ansvarig. Vi kan även söka kontakt anonymt.

Goda affärsrelationer, en bra arbetsmiljö och etiskt agerande är av största vikt för Bjurkell Bil.

Bjurkell Bil’s visselblåsarsystem tillåter och uppmuntrar anställda och externa intressenter att anonymt rapportera allvarliga avsteg från Bjurkell Bil’s policys eller legala krav. På så vis skapas en trygghet och det bygger ett förtroende till både våra anställda och övriga intressenter.

Vad kan anmälas?

Informationen som rapporteras ska vara av intresse för en bredare krets av människor, inte bara för visselblåsaren och det ska även finnas ett legitimt intresse av att informationen kommer fram. Det kan till exempel röra:

  • Korruption och finansiella oegentligheter, som till exempel mutor, illojal konkurrens, penningtvätt, bedrägerier och intressekonflikter
  • Brott som rör hälsa och säkerhet, som till exempel arbetsmiljö, produktsäkerhet, allvarlig diskriminering och trakasserier som strider mot lagen
  • Miljöbrott, som till exempel olaglig hantering av farligt avfall
  • Integritetsbrott, som till exempel felaktig användning av personuppgifter Vem kan anmäla?
  • Anställda/tidigare anställda
  • Leverantörer
  • Samarbetspartners
  • Kunder
  • Konsulter
  • Praktikanter

Vart visselblåser du? Onlinerapportering

Lämna en rapport via onlineplattformen. Systemet är konfidentiellt och tekniskt säkrat. E-mail
Lämna en rapport till CIO via e-mail: io@volkswagen.de 24/7 Hotline
Lämna en rapport via telefon på +800 444 46300 (öppen 365 dagar om året, 24 timmar om dygnet).

Post/personligen
Lämna en rapport via post eller personligen:

Postadress:
Central Investigation Office Box 1717
38 436 Wolfsburg Germany

Om du vill framföra kundklagomål eller har frågor kring våra produkter och/eller tjänster ber vi dig kontakta vår kundmottagning.
Vänligen observera att Visselblåsarsystemet inte är en meddelandekanal för kundtjänstärenden.